Så höjer du kvaliteten på mötet

Ifrågasätt, involvera och sammanfatta. Det är tre tips som Skanskas medarbetare använder för att höja kvaliteten på sina möten. Samma tips gäller digitala möten, men där ställs mötesdeltagarna inför några nya utmaningar.

Ida Brännström, Skanska

Ida Brännström är civilingenjör med examen från Chalmers och jobbar sedan årsskiftet som projektchef på Skanska. En av de första saker hon fick med sig i introduktionen till sitt nya jobb var en mall för hur man lägger upp ett bra möte.

– Personligen brinner jag för att folk ska vilja komma på mina möten och känna att de kan bidra. Men jag har aldrig på något av mina tidigare jobb mötts av en sån tydlighet i hur vi hanterar och lägger upp våra möten, berättar hon.

Röst, möbler och kroppsspråk

Mallen för effektiva möten innehåller konkreta tips på vad som är viktigt att tänka på både inför, under och efter ett möte. Det handlar både om formella saker som att förbereda agendan, tänka igenom vilka som behöver vara med och hur de i sin tur kan förbereda sig, men även tips för den som håller i mötet – hur man gör det mer engagerande, hur man använder sin röst och kroppsspråk – samt förslag på hur man kan tänka kring själva rummets utformning och möblering.

Läs också: Tre digitala tips som underlättar distansmötet

– Sedan i mars har vi liksom många andra arbetat mycket hemifrån och valt att hålla så mycket som möjligt på distans. Men även om vi inte möts fysiskt så är det samma saker som är viktiga nu, att mötena ska vara effektiva och inkluderande, berättar Ida Brännström och berättar att mötesmallen nu håller på att uppdateras med lärdomar från att mötas på distans.

Börja med hej

Den stora skillnaden med att hålla möten på distans är att det kan vara knepigt att få alla att känna sig sedda och hörda i det digitala mötet. Ett tips är att gå en runda med kameran påslagen och låta alla säga hej innan mötet drar igång. Därefter kan man med fördel stänga av kameran.

– Vi blir så lätt distraherade av alla ansikten, inte minst av vår egen bild. Men det är bra att få se alla innan mötet drar igång, det ger en bättre närvarokänsla.

Större möten kan upplevas som opersonliga och det kan vara svårt att fånga upp olika personers tankar och åsikter. Medarbetarworkshops som normalt involverar tretton personer brukar hon därför dela upp i mindre grupper där man möts fyra åt gången.

– Det gör det lättare att se till att alla får komma till tals, säger hon.

Se till att alla kan bidra

Personligen tycker Ida Brännström att det är viktigt att jobba med inkludering, att de som är med på mötet känner att de bidrar och är värdefulla för mötet. I hennes verksamhet jobbar många ute på byggarbetsplatser och det kan ibland vara svårt att komma ifrån. Där tycker hon att det är extra viktigt att i mötesinbjudan vara tydlig med varför de behövs på mötet. Dessutom brukar hon ringa upp och stämma av mötet med de som hon bjudit in.

– Det extra samtalet gör att det blir lättare att förstå varför man är kallad till mötet och vad man förväntas bidra med. Jag tror att man också blir mer engagerad under själva mötet. Och om några inte kan vara med kan jag ändå få med mig deras tankar och synpunkter till mötet.

För större möten, vid exempelvis projektstart för ett vägbygge, brukar Ida Brännström använda sig av stafettmöten, något som fungerar lika bra i det digitala mötet. Stafettmöten innebär att agendan är noggrant tidsatt så att mötesdeltagare som behöver bidra till mötet kan komma in och gå ut när de har haft sin dragning.

– Det blir extremt effektivt men förutsätter förstås att alla är väl förberedda och håller tiderna. De som sitter med under hela mötet har överblicken och kan samordna om det dyker upp frågeställningar där fler behöver involveras. Den stora fördelen är dock att alla inte behöver avsätta tid för ett långt möte där de under större delen bara sitter och lyssnar.

Gå ut och gå

Walk and talk är en annan mötesform som Ida Brännström tycker fungerar bra för svårare samtal eller för att bryta av ett längre möte. Här kan deltagarna få möjlighet att reflektera över en fråga två och två, samtidigt som de får röra på sig en stund, för att sedan återkoppla till gruppen vad de kommit fram till.

– Det passar även väldigt bra nu när vi ska hålla avstånd och undvika att vara inne i lokalerna på exempelvis byggarbetsplatser. Nu kan vi mötas på parkeringen och ta mötet under en promenad.

Tid för reflektion

Fördelen med den mötesmall som Skanska jobbar med är att det är tydligt för alla vilka spelregler som gäller, något som visat sig vara extra viktigt när man har digitala möten.

– Det har blivit ännu viktigare att man som mötesledare har en tydlig agenda och att de som ska vara med har möjlighet att förbereda sig.

Enligt mötesmallen avslutas alla möten med en reflektion där alla får svara på vad som varit bra under mötet, vad som kan bli bättre och vad de vill ändra till nästa möte.

– Det är så värt det att lägga några minuter på reflektion där alla kan säga vad de tycker. Som mötesledare får jag direkt återkoppling på vad jag kan göra bättre. Vi ska vara rädda om varandras tid, möteskulturen är enormt viktig, säger Ida Brännström.

Fler typer av möten

Fredrik Bauer driver företaget Mötesutveckling Sverige där han bland annat hjälper verksamheter att vässa sina möten. Under pandemin har digitala möten fått ett uppsving. Även om tekniken funnits länge så var det få som hade erfarenhet av att träffas på det sättet. I studien Svenskars möten 2019 som baseras på enkätsvar från tiden innan corona uppgav 22 procent att de aldrig hade möten på distans. Nu är siffran förmodligen en helt annan.

Fredrik Bauer, Mötesutveckling Sverige

– Många blev mer eller mindre inslängda i det digitala och under våren har vi sett en teknisk explosion av teknik och verktyg för digitala möten. En stor skillnad är också att vi fått fler typer av möten, vi planerar in möten även för social samvaro och träning, berättar han.

Generellt gäller samma tips för digitala möten som för vanliga möten, men det finns några viktiga skillnader. Tekniken blir viktigare eftersom exempelvis dåligt ljud eller störande bakgrundsljud kan göra det svårare att hänga med i mötet. Att inte se varandras ansiktsuttryck, eller bara det faktum att något händer hos en deltagare som de andra inte uppfattar, kan också vara en utmaning.

Tre vanliga problem

För mötesledaren är det därför extra viktigt att tänka till kring hur man får deltagarna att känna sig involverade i mötet, att exempelvis inleda med en incheckningsrunda.

De tre vanligaste problemen med möten – digitala eller fysiska –  är att de har en otydlig agenda, att personer är kallade utan att egentligen veta vad de ska bidra med och att vi av slentrian bokar in en timmes möte, utan att egentligen reflektera över hur lång tid som verkligen behövs.

– Det finns något som kallas Parkinsons lag som innebär att en arbetsuppgift sväller till den tid som man avsatt för att utföra den. Bokar du in ett möte på en timme så blir mötet en timme. Testa att boka en halvtimme istället, förmodligen kommer ni att hinna med lika mycket, tipsar Fredrik Bauer.

Vad var det som bestämdes?

När det kommer till att fatta beslut verkar det också  finnas en del att jobba med, enligt studien Svenskars möten 2019.

– Hälften lämnar mötet utan att veta vad som beslutats. Ett vanligt misstag är att vi glömmer bort att summera i slutet av mötet vad vi har kommit fram till och vem som ska göra vad, säger Fredrik Bauer.

De verksamheter som är förebilder när det gäller effektiva möten är oftast bra på att reflektera kring sina möten och har chefer som agerar som goda förebilder.

– De har en kultur där det är ok att ifrågasätta – vad är syftet, vad förväntas jag bidra med och vad är målet med mötet? Genom att ifrågasätta kan man bli tydligare med vilka som ska vara med på mötet och att ge dem förutsättningar att komma till mötet förberedda, konstaterar han.

Mötesledarens roll viktigare

Fredrik Bauer tror att hemarbetet har påverkat vår syn på möten. Dels uppskattar vi de fysiska mötena mer än tidigare, dels har medvetenheten ökat om vad som kännetecknar ett bra möte.

– Mötesledarens roll har blivit viktigare och mer synlig. I de digitala mötena blir det ännu viktigare med en tydlig agenda och att mötesledaren säkerställer att alla får komma till tals. Jag hoppas att detta kan lyfta behovet av mötesledarkompetens.

Än så länge är det för tidigt att uttala sig om hur hemarbetet kommer att påverka våra möten när vi sedan kommer tillbaka till en mer normal tillvaro, men Fredrik Bauer tror att vi kommer att se fler hybridmöten, där vi öppnar för att delta både fysiskt och på distans. Dessutom tror han att vi kommer att se färre renodlade informationsmöten där vi förväntas träffas fysiskt.

– Jag tror att vi kommer att lära oss mer om digitala samarbetsverktyg och hur vi kan jobba tillsammans utan att vara på samma plats samtidigt. Men de digitala kommer aldrig helt att ersätta de fysiska mötena. Vi har ett stort socialt behov och måste få träffas på riktigt också, säger han.