Några dagar på kontoret och några dagar hemma. Hur får vi det hybrida arbetslivet att fungera, både för företag och individer? Och hur jobbar vi effektivt i kontor utan egna platser? Läs vad forskarna ger för råd.
Distansarbete är här för att stanna och för många blir ”nya normala” en hybrid av arbete på kontor och distans. Men hur gör man då för att hålla ihop arbetsgruppen och få till en bra arbetsmiljö?
En del arbetsgivare bygger om kontoren för att anpassa dem bättre för hybridarbete. Vad är viktigt at tänka på i ett flexibelt kontor för att alla ska kunna jobba effektivt och trivas?
AFA-försäkring samlade nyligen några av landets främsta forskare inom arbetsmiljö, ledarskap och arbetsrätt, till ett webbsänt seminarium. Ingenjören var med och lyssnade på experterna.
Ramarna ska sättas av ledningen
Före pandemin var många arbetsgivare skeptiska till distansarbete. Ett problem var hur cheferna ska kunna kontrollera att medarbetarna jobbar.
Lena Lid Falkman, forskare på Handelshögskolan i Stockholm och Karlstads universitet har märkt en stor attitydförändring under pandemin.
– Bland de chefer jag har träffat under pandemin är det fler som har varit oroliga för att medarbetarna jobbar för mycket än irriterade över att de inte har levererat. Det här är ett paradigmskifte, säger hon.
För att få hybridarbetet att fungera vilar ett stort ansvar på chefer, men också på företagsledningen säger hon.
Lena Lid Falkman ger några råd till chefer och ledning som öppnar för hybridarbete:
- Distans- och hybridarbete förändrar chefernas roll. Det kräver mer fokus på resultat och mål (än på att mäta arbetstid). För att det ska fungera behöver organisationen formulera mål för hela verksamheten, för avdelningar och grupper och för individer.
- Att arbeta mot tydliga mål kräver ett starkt självledarskap. Cheferna behöver stötta medarbetarna i detta.
- Med en tydlig målbild, när vi vet vad som förväntas av oss, sjunker kognitiv stress och prestationen blev bättre. Det finns både hälso- och produktivitetsvinster att göra.
- Ledningen måste ha en tydlig uppfattning om vad kontoret har för roll för företagets kultur och arbetssätt. Ledningen ska sätta ramarna för hybridarbetet. Delegera inte beslutet till enskilda chefer, en gemensam bild är viktig.
- Diskutera på gruppnivå vilken modell (inom ramen) som passar verksamheten. Vilka arbetsuppgifter passar bäst på kontoret och vilka gör man effektivast hemma. På vilka möten ska alla vara på kontoret?
- Var uppmärksam på obalans. Undvik ett A- och B-lag, att vissa får information i förväg eller diskuterar en fråga under lunchen så att ett beslut redan är påbörjat när mötet kommer.
- Hela teamet bör ses på kontoret en eller ett par dagar i veckan. Locka med gofrallor och gör det trevligt.
Kontor utan fasta platser
Hybridarbete gör att fler arbetsgivare väljer att bygga om kontoret eller flytta till nya lokaler. Det som kallas aktivitetsbaserade kontor, med miljöer som är utformade för olika arbetsuppgifter, kan fungera bra om de utformas på rätt.
Erfarenheter från tidigare forskning visar vad som är viktigt att ta med i planeringen för att undvika misstag.
Linda Rolfö, processledare för verksamhetsanpassade arbetsplatser på Scania säger att förberedelserna är oerhört viktiga.
– Kartlägg vilka arbetsuppgifter medarbetarna har. Ett aktivitetsbaserat kontor kräver ett nytt sätt att arbeta och många uppgifter måste digitaliseras.
Maral Babapour leder ett interaktivt forskningsprojekt om aktivitetsbaserade kontor i Västra Götalandsregionen. Hon har kunnat se att dessa kontor dels har en utformning som inte matchar alla uppgifter och behov och dels inte används som det är tänkt.
– Studier visar att prestation ökar med omkring 20 procent om man flyttar till en tyst zon när man har arbetsuppgifter som kräver koncentration. Men många tycker att det tar tid att byta plats och då uppnår man inte fördelarna.
Linda Rolfö och Maral Babapour ger några råd inför planeringen av aktivitetsbaserade kontor.
- Utforma ytorna med överkapacitet. För små och få ytor skapar konkurrens om platserna och gör det svårt för medarbetarna att hitta en arbetsmiljö som fungerar bra.
- Skapa en variation av ytor med olika funktioner så att det finns mervärde för medarbetarna att byta plats.
- Samarbetet blir ofta bättre mellan avdelningar men kan ibland bli sämre inom arbetsgruppen. Diskutera olika lösningar. Hur ska nära kollegor hitta varandra?
- Tysta ytor designas ofta på ett sätt som gör att ingen vill sitta där. Tänk på att skapa tysta ytor som är attraktiva och jobba med en kultur som accepterar att man flyttar till en tyst miljö när det behövs.
- Multitaska mindre – fokusera på en uppgift i taget och byt till en miljö som stödjer uppgiften.
Glöm inte bort arbetsmiljön
När man övergår till ett kontor där alla delar på arbetsplatserna behöver man ta fram nya rutiner och processer för det systematiska arbetsmiljöarbetet.
Viktoria Wahlström, forskare på Umeå universitet, har bland annat gjort studier av ett aktivitetsbaserat kontor i Örnsköldsviks kommun.
– I ett aktivitetsbaserat kontor kan det till exempel ofta bli otydligt hur man anmäler brister i arbetsmiljön, och vem som är ansvarig för att åtgärda och återkoppla.
Viktoria Wahlström ger några råd kring arbetsmiljön:
- Planera och organisera det systematiska arbetsmiljöarbetet för att passa ert aktivitetsbaserade kontor. Styr upp ansvaret för olika frågor så att det är tydligt vem som har ansvar för vad.
- ”One size doesn’t fit all”. Inom en organisation finns variationer, både mellan grupper och individer. Vissa har rutinmässiga arbetsuppgifter och behöver inte byta arbetsplats medan andra ofta byter plats under arbetsdagen. Ta hänsyn till olika gruppers behov och inte bara efter genomsnittet i organisationen.
- På de flesta arbetsplatser finns medarbetare med funktionsvariationer, exempelvis tinnitus eller stressproblem. Kartlägg behoven och ta hänsyn till dem.
- Gör det tydligt vad cheferna har för mandat och ansvar för arbetsmiljön och hur de ska gå tillväga när de behöver genomföra anpassningar för sina medarbetare.
Karin Virgin
Det här är kanske det viktigaste i hela artikeln:
Utforma ytorna med överkapacitet. För små och få ytor skapar konkurrens om platserna och gör det svårt för medarbetarna att hitta en arbetsmiljö som fungerar bra.
Att införa kontorslandskap utan extra ytor är ett sätt att betala lite mindre för lokalerna till priset av kraftigt minskad produktivitet, ökad stress och personalens trivsel och hälsa.
Att införa flexibla kontor, med relevanta individuella anpassningar kräver en extrem tydlighet. Jag hade en kollega i ett team som fick eget rum eftersom hon inte tålde stressen i korridoren. De här undantagen kan leda till avundsjuka och missunnsamhet om inte alla får samma möjlighet utan frågor om hälsa, för att inte tala om att det pekar ut ”svaga” individer.
I de pilotfall där sådana här öppna lösningar varit framgångsrika så har det nästan alltid varit en rejäl satsning från företaget för att få en inbjudande miljö med gott om luft och ljus, anpassad för att minska bullret.
När de sedan används för att spara pengar, går det illa.
Hittade den här rapporten (https://hbr.org/2019/11/the-truth-about-open-offices) om kommunikation. Den beskriver bland annat hur vi bygger upp mentala väggar (fjärde väggen från teater och film) när vi saknar fysiska barriärer.
Det jag vänder mig mot i den rapporten är att det nödvändigtvis alltid är dåligt med färre interaktioner (fast det är inte heller något som sägs rent ut i den artikeln om rapporten).
En fördel med distansarbete är att det blir väldigt enkelt och tydligt när möten och interaktioner gör nytta, och när de är i vägen för att arbeta. Informationsarbetare behöver egentid för att lösa sina arbetsuppgifter.