Kontor utan en egen arbetsplats blir allt vanligare men en stor forskningsstudie visar att många har svårt att fokusera och arbeta avskilt. Forskaren Maral Babapur Chafi menar att det inte alls behöver vara så. Det finns lösningar som ofta är ganska enkla.
Institutet för stressmedicin i Västra Götalandsregionen har följt två kontorsflyttar där sammanlagt 1 900 anställda flyttade till nya aktivitetsbaserade kontor. 70 procent av dem hade före flytten haft egna fasta arbetsplatser.
De nya aktivitetsbaserade kontoren i två olika byggnader har inte fasta arbetsplatser, och båda är indelade i tre zoner: en tyst zon, en lugn zon och en zon för samarbete.
Forskarnas enkätstudie (som besvarades av 70 procent) visar att de nya kontoren har ett gemensamt problem: störande ljud och synintryck.
Maral Babapour Chafi, Institutet för stressmedicin i Västra Götalandsregionen, forskar om arbetsmiljön i aktivitetsbaserade kontor.
– Tyvärr svarade en majoritet att de saknade tillgång på kontorsplatser som var avskärmade och fungerade bra för koncentrationskrävande arbetsuppgifter. De olika zonerna i kontoren matchade inte de behov som medarbetarna har, säger Maral Babapour Chafi, en av forskarna bakom studien.
Hon ger några exempel:
I de tysta zonerna var panelerna mellan borden för låga så att man såg huvudet på kollegan mitt emot, väggarna i de tysta rummen var av glas, vilket gör att man hela tiden såg flödet av kollegor som rör sig utanför. De tysta rummen upplevdes ofta för tysta och då blir minsta ljud, som en harkling eller knatter från tangentbord, störande.
De tysta zonerna blev inte heller tysta när de som satt där behövde lämna rummet för att ta telefonsamtal. Dörren öppnades och stängdes hela tiden. Samarbetszonerna var inte bra ergonomiskt utformade för grupparbete vid dator och skärm. Därför blev de lugna zonerna för pratiga när de som behöva samarbeta satte sig där.
Koncentrationsproblemen har ökat
Studien har pågått under flera år och forskarna har vid tre tillfällen bett medarbetarna att självskatta hur kontoret fungerar. Den första enkäten besvarades innan flytten, den andra sex månader efter flytten till det aktivitetsbaserade kontoret, vilket var 2019. Den tredje och sista enkäten besvarades 2022, efter pandemin.
– Att vi kan jämföra dels med det gamla kontoret, dels både före och efter pandemin gör studien unik och resultaten intressanta. Den tredje enkätstudien är ännu inte publicerad men det verkar som om koncentrationsproblemen har blivit större efter pandemin.
Under pandemin blev de flesta möten digitala och den mötesformen har kommit för att stanna. Men i aktivitetsbaserade kontor blir det ett problem om det inte finns tillräckligt många arbetsplatser som fungerar bra för digitala möten.
– Det är de små rummen, med plats för 1–2 personer som fungerar bäst både för ett digitalt möte där du inte bara lyssnar utan ska prata och för arbetsuppgifter där du inte vill bli störd. Ofta behövs det fler sådana rum för att ett aktivitetsbaserat kontor ska fungera bra, säger Maral Babapour Chafi.
Vad är ett aktivitetsbaserat kontor?
I ett aktivitetsbaserat kontor har medarbetarna i regel inte egna fasta arbetsplatser, utan växlar mellan olika arbetsmiljöer inom kontoret utifrån sina arbetsuppgifter. Där finns både enskilda skrivbord i ett öppet landskap och olika typer av samarbetsytor, samtals- och mötesrum. Kontoret är ofta indelat i olika zoner som utgår från ljudnivå, från tysta zoner till pratiga. Medarbetarna har alltså oftast ingen egen plats, men ibland finns hemvister utsedda för avdelningar eller enheter. Där finns ofta låsbara skåp för personliga saker.
”Mer effektivt att jobba hemifrån”
När Ingenjören i december 2023 skrev om några aktivitetsbaserade kontor fick vi flera kommentarer från läsare som upplevde problem.
De beskrev arbetsdagar med varierande arbetsuppgifter. Fysiska möten, digitala möten och telefonsamtal. ”Jag tappar massor av tid av att ständigt leta efter en plats att sitta på där jag kan arbeta ostört och där det är ok att prata i telefon”. Flera läsare skrev att det kändes mer effektivt att arbeta hemifrån.
Maral Babapour Chafi menar att det här är exempel på kontor som inte är utformade efter de behov som medarbetarna har. De är feldimensionerade och på sikt finns det risker med det.
– När man känner att man behöver jobba hemifrån för att klara sitt arbete är kontoret inte bra. På kort sikt är distansarbete en bra lösning eftersom man får arbetsro och kollegorna som är på kontoret får tillgång till fler arbetsplatser. Men en bättre lösning är att justera kontoren så att de fungerar för alla.
Hon påpekar att ett dåligt utformat kontor också riskerar att exkludera vissa personer, ibland ingenjörer och andra experter, som har kognitivt krävande arbete och behöver avskärmning för att kunna fokusera.
Det spontana lärandet kan också gå förlorat när kollegor inte sitter fysiskt tillsammans.
– Man måste tänka på verksamheten på gruppnivå, inte bara på individnivå. Är för mycket distansarbete bra över tid? Blir man ett bra team om några aldrig är på plats? Det finns en risk för att det skapas olika lag – bortalag och hemmalag – på arbetsplatserna.
Ensamhet är en risk
Maral Babapour Chafi varnar också för att det saknas forskning på hur hemarbete över en längre tid påverkar vår psykiska hälsa. Det finns statistik som visar en koppling mellan ensamhet och psykisk ohälsa.
– För en del är jobbet i stort sett den enda sociala kontakten man har. Om man på grund av ett dåligt utformat kontor inte klarar av sitt arbete där, och därför tvingas arbeta hemifrån, är det allvarligt. Det här kan få effekter på längre tid.
Maral Babapour Chafi tystnar en stund innan hon kort konstaterar.
– Utan medarbetare på kontoren, vad ska vi ha kontoren till?
Karin Virgin
7 råd från Maral Babapour Chafi för ett bra aktivitetsbaserat kontor
- En övergång till nytt kontor bör syfta till förbättring för medarbetarna och verksamheten. Det kräver anpassade lösningar också i ett aktivitetsbaserat kontor.
- Tänk på att alla inte har samma typ av arbetsuppgifter. Vissa samarbetar sällan eller aldrig och har inget behov av att flytta sig. Se till att de som behöver fasta platser får det. Flexibilitet är viktigt.
- Erbjud möjlighet till anpassning av utrustning som bord, stolar, utrustning, och belysning behövs för att matcha medarbetarnas olika kroppsstorlekar och preferenser.
- Involvera medarbetarna inte bara genom allmän information, utan med möjlighet att komma med förslag och få återkoppling.
- En övergång från cellkontor till aktivitetsbaserat kontor är ett stort steg och kan kräva en mjukare övergång, ofta med fler avskilda ytor.
- Koncentrationskrävande arbetsuppgifter kräver stillhet. Se till att det finns god ljudmiljö på kontoret genom en planlösning med separata ljudzoner, tillräckligt med tysta rum och utrymmen utan störande insyn.
- Ha en ständigt pågående dialog med verksamheterna för att testa och kvalitetssäkra nya lösningar.
3 kommentarer
Det är väldigt enkelt att lösa problemen med ”aktivitetsbaserade kontor”:
Se till att det finns tillräckligt med lugna och tysta enpersonsrum för att alla ska kunna få ett, ifall de flesta oftast sitter på samma plats så blir det enklare att hitta en kollega man behöver få tag i. Se till att väggarna inte är genomskinliga utan att det går att få lugn och ro. Uppmuntra att signalera tillgänglighet genom att sitta med öppen dörr, den som verkligen behöver koncentrera sig kan stänga dörren och då ska det respekteras.
Jag tror det är många som känner som du. Jag tror det ä många som uppskattar sin egen plats där du kan ha det lite personligt även om det inte ska vara stökigt. Det är mänskligt menar jag. Tror vi kommer få se det mer i framtiden. Sånt här går i vågor.
Vet inte hur många som är som jag som tycker om att ha en fast plats, men känns att det finns en hel del som känner som jag.
Jobbar på ett konsultkontor som har ”aktivitetsbaserat kontor”, där får de som jobbar från konsultkontoret ha egna fasta platser. Resten är flexplatser där de som ibland jobbar från kontoret kan sitta.