Chefen: Så förbereder du bra lönesamtal

Avtalsrörelsen går mot sitt slut och lönesamtalen står för dörren. Ingenjören frågade Pia Bäckström, förhandlingschef för industrisektorn på Sveriges Ingenjörer, hur du som chef kan förbereda dig.  

Vad är viktigast för chefen att tänka igenom inför lönesamtalet?

– Hur du ska ta dig an samtalet beror på om det finns kollektivavtal eller inte på arbetsplatsen, och vilket kollektivavtal som gäller för dina medarbetare. Enligt vissa avtal ska ni komma överens om en lön i kronor och ören, i andra fall sätts de slutliga lönerna efter förhandling med det lokala facket. Börja med att sätta dig in i hur det funkar hos din arbetsgivare. Ta reda på hur processen ser ut, vilket mandat du har och vilka ramar du behöver förhålla dig till. Ibland kan det vara olika inom arbetsgruppen vilket löneavtal som tillämpas.

Hur motiverar jag vilken lön medarbetaren ska få?

– Lägg tid på att fundera igenom vad medarbetaren har åstadkommit under året, vad som har varit bra och vilka förbättringsområden som finns. På så sätt kan du ge konkreta exempel. Målet är att ni ska nå en samsyn och att medarbetaren ska känna sig rättvist bedömd. Om du är trygg i vad du ska föra fram kan du göra det på ett lugnt och trevligt sätt.

Hur lägger jag upp samtalet?

– Som chef sätter du ramarna för samtalet. Det är viktigt med en struktur som ser likadan ut för alla medarbetare. Försök vara tydlig och konkret. Fokusera på verksamheten och arbetsuppgifterna, det är dessa du ska bedöma, inte personen. Om medarbetaren behöver förbättra sig inom vissa områden, ska detta inte komma som en överraskning under lönesamtalet. Det behöver man adressera under hela året.

Hur påverkar avtalsrörelsen?

– Den 31 mars kommer arbetsmarknadens parter förhoppningsvis vara överens om ett märke, ett löneutrymme i form av en procentsats. Men det gäller på kollektiv nivå. På individnivå ska du inte förhålla dig till det, utan titta på hur medarbetaren ligger till lönemässigt i relation till sin roll och prestation.

Är det något mer jag behöver tänka på?

– Det är viktigt att medarbetaren vet vilka lönekriterier som gäller på arbetsplatsen och vad som är prioriterat i den egna arbetsrollen. Är det till exempel viktigast med social kompetens och kommunikationsförmåga eller med specialistkunskaper? Jag tycker inte heller att man som chef ska lägga ett bud som är för lågt och tänka att man då har förhandlingsutrymme. Då finns risken att det blir den tuffaste förhandlaren som får högst lön och du tar inte ditt chefsansvar att göra en rättvis bedömning.

Vilka misstag ska jag se upp för?

– Du ska absolut inte diskutera andra personers lön. Ibland kan en medarbetare vilja jämföra sig med en kollega, då måste du vara försiktig så att du inte luras i den fällan. Statistik däremot går bra att diskutera.

– Tänk igenom på förhand om det kan finnas osakliga löneskillnader relaterade till kön eller etnicitet som du kan få svårt att motivera. Du ska inte heller diskriminera på grund av ålder. Fundera på vad de medarbetare som har arbetat länge är värda, utgå inte från att de kommer att stanna kvar oavsett lön.

Hur hanterar jag en situation där en medarbetare inte är nöjd?

– Om en medarbetare är missnöjd kan det vara bra att lägga upp en plan för hur personen kan göra för att höja sin lön. Som chef bör du dock vara försiktig med att ge konkreta framtidslöften om löneökningar, de kan bli svåra att hålla. Om medarbetaren förväntar sig en löneutveckling som inte är möjlig på arbetsplatsen, bör du vara tydlig med det. Ibland kan det vara så att personen faktiskt bör byta jobb.

Hur gör jag om samtalet kör fast?

– Ofta finns det sätt att gå vidare om man som medarbetare känner att man inte blivit rättvist bedömd. Enligt vissa avtal kan man begära så kallat förstärkt lönesamtal. Då kan medarbetaren ta med sig en representant från facket för att prata igenom saken en gång till. I andra avtal är det facket som förhandlar åt medarbetaren. Det går också att ajournera ett lönesamtal som kört fast. Då får båda parter tid att fundera ett varv till och eventuellt justera sina förslag.