Vattnar du blommorna i stället för att ta tag i viktiga uppgifter på jobbet? Eller kollar du mejl när du borde få klart den där presentationen? De flesta skjuter upp arbetsuppgifter. Men så behöver det inte vara. Här är tips som hjälper.
I en artikel i Harvard Business Review skriver psykologen och författaren Alice Boyes om varför vi prokrastinerar, alltså skjuter upp saker, och vad vi kan göra åt det. Hon menar att det finns tre huvudsakliga anledningar till att vi skjuter upp arbetsuppgifter: brist på vanor, negativa känslor och tankefel.
Beroende på vilka dina orsaker är finns det olika åtgärder att ta till. Men eftersom orsakerna går in i varandra är det ändå en bra idé att testa tips från alla områden. ”Se det som en meny för att bekämpa prokrastinering. Experimentera med flera av metoderna och hitta dem som passar bäst för dig”, skriver Alice Boyes.
Här är hennes råd:
Möjlig orsak 1: Brist på vanor
Det är lätt att tänka att man har dålig disciplin om man skjuter upp arbetsuppgifter. Men det handlar snarare om att vi saknar bra vanor för hur vi ska jobba. Med rutiner och vanor är det lättare att göra det vi ska och motstå annat.
Har du vanor för hur du tar tag i dina viktigaste arbetsuppgifter? Är svaret ”nej”, så prova det här. Det är inga konstigheter, men ändå lätt att missa:
Schemalägg fokustid för att jobba med dina viktigaste uppgifter.
Ha helst en fast tid varje dag som fokustid. Om det inte går, planera så att du alltid har en viss uppgift före fokustiden – så att det blir som en startsignal. Till exempel kolla mejl 30 minuter, sedan fokustid.
Skapa ett system för hur du börjar med nya uppgifter. Saker du inte är van vid är ofta jobbigare att ta tag i. Därför är det bra att ha ett eget system för det. Ett tips är att utgå från hur du lyckats förut med att ta dig an en ny, komplex uppgift. Hur gjorde du då? Vilka steg gick du igenom?
Möjlig orsak 2: Negativa känslor
Vissa arbetsuppgifter får oss att sucka – eller ännu värre, ger oss ångest. Då är det mänskligt att förhala uppgiften, men tyvärr gör det inte saken bättre.
Fråga dig själv hur det känns när du ska göra en viss uppgift. Känner du dig uttråkad, arg, bitter eller får du ångest?
Om svaret är ja är det här några möjliga strategier:
Försök att bena ut vad du känner. Vilka känslor är det som väcks?
Blir du uttråkad? Skapa då en belöning som du får när du är klar eller försök hitta på sätt att göra uppgiften roligare – kanske tillsammans med någon annan.
Blir du bitter eller irriterad? Fundera på om det finns någon del av uppgiften som du uppskattar. Du kanske blir irriterad över en chefs ändringsförslag men gillar att du lär dig nytt, eller blir du frustrerad över en kollega som alltid ber om hjälp, men gillar att vara någon som stöttar andra. Uppmärksamma det du gillar.
Får du ångest? Ta då tag i den del av uppgiften som känns minst jobbigt och sedan den som är näst minst jobbigt. Det gör att du vänjer dig gradvis och blir stärkt av att du klarat några delar.
Ju mer vi kan omvandla negativa känslor till fokus och handling, desto bättre tenderar vi att må och prestera.
Gradera gärna hur starka var och en av de olika känslorna är. På en skala från 1–10 hur mycket ångest, bitterhet respektive uttråkning känner du? Graderingen gör att du kan utvärdera om åtgärderna du testar får effekt – minskade intensiteten i känslorna?
Olika arbetsuppgifter kan också påminna om tidigare misslyckanden. Det kan vara en misslyckad presentation för tio år sedan som gör att du fortfarande drar dig för att hålla presentationer – trots att du ju har fått mer erfarenhet och pondus sedan dess.
Alice Boyes råd är att i de fallen prata snällt med sig själv. ”Jag kände mig misslyckad över det här och det gör mig osäker nu. Det är helt normalt. Men då var det här nytt för mig och det är det inte nu. Det är ok att lära av misstagen och gå vidare.”
Möjlig orsak 3: Dina tankemönster
Ibland skjuter vi upp arbetsuppgifter för att vi helt enkelt tänker fel om dem. Ett exempel är när en uppgift ska vara klar långt fram i tiden. Då underskattar vi lätt hur komplex den är och när vi behöver börja.
Ett annat tankefel som gör att vi drar oss för en uppgift är att feltolka beröm. När någon säger att vi gör en del av vårt jobb bra så kan vi tro att vi inte är uppskattade för andra delar – och börjar dra oss för dem – trots att vi ju fick beröm.
Frågor man kan ställa till sig själv är: Känns den här uppgiften svårare än delarna i den objektivt sett är? Brukar jag tycka att uppgiften är rolig när jag väl kommer igång?
Här är några metoder att ta till för att ändra tankemönster:
Dra det till sin spets. Fundera på hur du skulle kunna göra uppgiften omöjligt svår eller så att du verkligen inte vill göra den. Tänk sedan tvärt om. Exempel: Jag ska göra uppgiften perfekt på en gång eller göra den exakt som en kollega jag beundrar gör den. Motsatsen blir då att acceptera att det inte blir rätt direkt och att göra uppgiften på ditt sätt, utifrån vad du är bra på.
En annan teknik är att fundera på vilka sätt uppgiften liknar något som du klarar enkelt. Alice Boyes tycker exempelvis att det är lätt att skriva på sin blogg men svårt att skriva tal. Trots att båda handlar om ett ledigt språk, berätta historier och få folk att känna igen sig. Försök hitta paralleller så att du ser vad som är lätt också i den här uppgiften.
Jobba korta stunder. Bara för att något är viktigt eller för att du skjutit upp det så är lösningen inte att jobba med den i åtta timmar. Då är risken stor att du skjuter upp den igen. Testa i stället något av det här:
1) Planera att jobba med uppgiften i 10 minuter i dag och fortsätt sedan i morgon. Det hjälper dig att komma över tröskeln. 2) Planera att jobba med uppgiften i 90 minuter i dag och lägg den sedan åt sidan. 3) Öka tiden med 10 minuter per dag tills du är uppe i två timmar. Som att träna för ett långlopp.
Acceptera att jobbet är komplext. Ett tankefel är att tro att vi är produktiva när vi gör enkla, snabba uppgifter men inte när vi jobbar med nya, svåra uppgifter. Bli medveten om att med nya uppgifter så är det lätt att tänka att ”Jag kommer inte någon vart” eller ”Jag måste vara på fel väg”.
Men kom ihåg: Om du tar tag i viktiga uppgifter och gör det så strategiskt som möjligt, så kommer du att komma framåt, även om det inte känns så.
Ju mer tolerant du är mot svåra uppgifter, desto mindre kommer du att skjuta upp dem. Bestäm dig för att göra det som är viktigast varje dag, även om det river upp tankar och känslor.
Lycka till!
Karin Thorsell
Läs hela artikeln How to stop procrastinating i Harvard Business Review.
