8 råd för att använda tiden bättre – på jobbet och i livet

Vi behöver göra upp med normerna kring tiden och hur vi använder den. Både på jobbet och i livet. Det menar Jonas Hjalmar Blom, psykolog och doktorand vid Karlstads universitet som nu kommer ut med boken Du hinner! Ta makten över din tid

Det må vara sant att vi alla har 24 timmar per dygn. Men hur vi upplever tiden är högst personligt och vi har oerhört olika möjlighet när det kommer till att välja vad vi gör under den tiden, konstaterar Jonas Hjalmar Blom.

Han har länge intresserat sig för hur vi använder tiden och vad det får för konsekvenser för vår upplevda livskvalitet på lång sikt. I den nya boken går han igenom forskning kring tidsanvändning och reflekterar om hur vi som individer kan ta makten över tiden utifrån de lärdomarna.

Det är en paradox att de individer som har störst möjlighet att välja, också tenderar att vara mest stressade över valmöjligheterna, berättar Jonas Hjalmar Blom.

– I västvärlden, där många har relativt mer fritid och pengar, är valmöjligheterna fler och det är inte ovanligt att hamna i en spiral av konsumtion och statusjakt.

Prata om hur ni använder tiden

Många arbetsplatser hade mått bra av mer levande diskussioner om tidsanvändning, tidskultur och ifrågasättande av möten som hade kunnat vara ett mejl istället, anser Jonas Hjalmar Blom.

– Det kan upplevas mycket normbrytande att säga: vet ni vad, jag tackar nej till det här mötet och lägger hellre tiden på mitt projektarbete.

I en kultur där normen är att svara snabbt på mejl blir konsekvensen att man ofta blir avbruten vilket försvårar att göra djuparbete, sådant som behövs för problemlösning och innovation.

– Jag vill föra fram att man kan påverka mycket mer än man tror. Att lyfta diskussionen om hur vi använder tiden kan påverka produktiviteten positivt.

Ska kvaliteten eller klockan styra?

I genomgången av forskningen om tidsanvändning har Jonas Hjalmar Blom hittat en röd tråd:

Det är en stor skillnad mellan den kronologiska tiden och den subjektiva tidsuppfattningen. Med det menas att vi har olika tempo som individer och grupper, men också olika regler kring tiden.

En sådan regel är att låta klockan styra: vi gör klart det här arbetet på X timmar. En annan är att låta kvaliteten styra: vi gör klart det här på den tid som krävs.

Här finns också personliga preferenser för det ena eller andra sättet. För att få ut bästa produktivitet ur varje medarbetare borde chefer kunna ge större flexibilitet för individuella val och chans att testa sig fram, föreslår Jonas Hjalmar Blom.

– Man måste så klart ha en yttre tidsram, men inom ramen för den borde man många gånger kunna ge mer flexibilitet.

Ta bort onödiga arbetsuppgifter

Jonas Hjalmar Blom poängterar att många ingenjörer troligen är duktiga på att styra sin arbetstid eftersom arbetet ofta sker i projektform. Där blir det viktigt att sätta upp en deadline men också delmål och deluppgifter att lösa längs vägen.

– Men Time Management är bara en del, vi behöver också ta bort onödiga arbetsuppgifter om vi ska utnyttja tiden på bästa sätt. Kan ni subtrahera problem istället för att addera lösningar?

För egen del är Jonas Hjalmar Bloms bästa tidshack att minska mängden distraktioner.

– Jag gjorde mig av med smartphone för sju år sedan. Det gav mig sinnesfrid och nu kan jag bättre rikta min uppmärksamhet i stunden: jobba, vara med barnen, gå i skogen och träna.

Här är Jonas Hjalmar Bloms 8 råd för hur vi kan använda tiden bättre:

I arbetsvardagen:

• Fundera över när du behöver göra koncentrerat arbete och se till att ge dig själv förutsättningar för det. Ta bort alla distraktioner för att kunna komma ner i djupjobb: slå av notiserna, stäng av telefonen, stäng dörren.
  
• Ägna all din uppmärksamhet åt den uppgift du gör för stunden (raka motsatsen till multitasking).
  
• Prioritera en balans mellan ansträngning och återhämtning. Det är inte hälsosamt att köra på i 8 timmar. Planera in och ta en paus mellan de koncentrerade passen. Jobba 45 minuter, res och sträck på dig och gå ett varv innan du kör igång nästa pass. Två till tre bra arbetade timmar kan vara bättre än åtta dåligt arbetade timmar.

Med arbetskamraterna:

• Prata med dina kollegor och din chef om hur ni bäst använder er tid. Kan ni subtrahera problem istället för att addera lösningar? När man jobbar med med brandsläckningar istället för att förebygga bränder är det hämmande för produktiviteten och skadligt för hälsan i längden.
  
• Uppmärksamma er kultur kring deadlines. Är det otänkbart att bli sen? Eller finns det en förlåtande hållning? Går det att fråga om att få mer tid på sig om man varit sjuk eller vabbat eller är det otänkbart att ens ställa frågan? Kom ihåg att vi formar kulturen genom våra dagliga handlingar tillsammans.
  
• Våga vara en rebell och ställ frågor om sådant du upplever som tidstjuvar. Till exempel möten som hade kunnat vara ett mejl, pendling till jobb som lika bra hade gjorts hemifrån. Frågan varför är en av de viktigaste vi kan ställa. Finns det inte ett bra svar så har ni direkt sparat mängder av tid.

I livet:

• Gör en reflektionsövning: Om 10–20 år, vem och var vill du vara då? Vad är viktigt på riktigt för dig? Ska du göra någonting annat i så fall? Livet är för kort för att inte ägna sig åt meningsfulla saker.
  
• Gör upp med normerna kring tid. Om du har små barn kanske det inte är realistiskt att hinna med ett heltidsjobb, pendling, träning och mycket tid med vännerna. Normer speglar många gånger det som är mest normalt, men kanske inte mest optimalt. För en person mitt i livet kanske det hade varit mer optimalt att gå ner i tid på en nivå där man ändå kan gå runt ekonomiskt.