11 tips för arbetsplatsmötet: ”Tramsiga inslag fyller också en funktion”

Hur väcker man liv i ett torrt arbetsplatsmöte? Hur får man utrymme för att gå på djupet med arbetsmiljöfrågorna när inte ens chefen verkar intresserad? Ingenjören har pratat med chefer, HR och medarbetare som berättar hur de jobbar för att deras APT ska bli något mer än ett nödvändigt ont.

Pia är skyddsombud och jobbar på en mindre enhet i en kommun. Varje vecka samlas de till ett halvtimmes möte där en av tre punkter på dagordningen är arbetsmiljö. Här finns det möjlighet att lyfta problem – men tiden ger inget utrymme för några djupare samtal.

– I mitt tycke är detta inget APT. Det är mer av ett informationsmöte. Men när jag har tagit upp det med min chef så får jag inget gehör, han tycker att våra möten uppfyller kraven på APT, berättar hon. 

Ingen tid för djupare diskssioner

Det är inte så att arbetsgivaren missköter arbetsmiljöfrågorna, poängterar hon. Pia är inte ute efter att hänga ut sin arbetsgivare och vill därför vara anonym i den här artikeln. 

Men det som skaver är att arbetsgivaren kallar deras veckomöten för APT:er. Det finns ingen tid att prata om arbetsmiljön i ett större perspektiv, prata regler och riktlinjer eller få igång dialoger om motiverande samtal, feedback eller friskfaktorer. Det blir chefens möte, inte deras gemensamma möte för att arbeta med frågor som rör verksamheten.

– Jag tror att vi skulle få ut mycket mer av våra APT:er om vi jobbade annorlunda. Därför skulle jag vilja få veta mer om hur andra gör, hur kan man få mer välfungerande APT:er?

”Livet är för kort för APT”

Arbetsplatsträff, APT, är en mötesform som de flesta som jobbar inom offentlig sektor känner till. Inom kommuner, regioner och kommunala företag har de fackliga organisationerna och arbetsgivarorganisationerna SKR och Sobona tecknat avtal om samverkan och arbetsmiljö. En viktig arena för detta är Arbetsplatsträffar, APT.

APT ska vara ”ett möte för chef och medarbetare, där det inte råder något partsförhållande” skriver SKR på sin webbsajt. Tanken är att det ska vara ett forum där man kan prata om det som är viktigt för verksamhetens utveckling och medarbetarnas arbetsmiljö. Det ska även vara ett tillfälle ”att stärka gemenskapen och lära av varandra på arbetsplatsen”.

Men en snabb googling visar att det är många som delar Pias upplevelse av APT:er. Det finns till och med muggar att köpa med texten ”Livet är för kort för APT”.

”Vår chef är väldigt lyhörd”

Dennis Lundquist är utvecklingsstrateg och fackligt förtroendevald för Sveriges Ingenjörer i Nässjö kommun. 

– Jag tror att det till stor del handlar om inställningen till APT. Är chefen genuint intresserad av att skapa dialog, eller ser man mötet som något man är ålagd att genomföra? Då blir mötena därefter, säger han.

Han berättar att de i sin grupp har jobbat mycket med att utveckla sina ATP:er för att mötena ska få en tydlig struktur och ge utrymme för att prata om frågor som är viktiga för gruppen. 

Några få konkreta punkter

Bland annat har de lyft ut delar som rör verksamhetsplanering till andra typer av möten och de har även kortare veckoavstämningar på både måndagar och fredagar som ger tid för att ta upp det som är på gång den närmaste tiden.  

Det har gjort att APT:erna fått en mer standardiserad form med några få konkreta punkter och mer fokus på arbetsmiljö och mer övergripande förändringar i verksamheten. Inför varje möte lägger chefen ut agendan där medarbetarna också kan fylla på med egna punkter. 

– Vår chef är väldigt lyhörd. Vi har efterhand utvecklat och prövat oss fram för att få en modell som fungerar. Jag ser det som ett bra forum att hålla varandra informerade om vad som händer och hur det påverkar oss, att diskutera exempelvis resultaten från medarbetarenkäten eller för att lyfta frågor som vi vill att chefen tar vidare till ledningen, säger Dennis Lundquist.

”Fick feedback från en medarbetare”

Någon som medvetet jobbat med att utveckla sina APT:er är Sofie Jutner, näringslivschef i Avesta. I hennes grupp jobbar ingenjörer och näringslivsutvecklare med allt från mark- och exploatering, gator och park till infrastrukturprojekt. I ett medarbetarsamtal fick hon feedback från en av sina ingenjörer som hade synpunkter på deras möten.

– Han konstaterade att våra APT:er inte var så roliga, och jag kunde bara hålla med. Men jag förklarade också att jag tycker det är en utmaning. Hur kan man göra det roligare? Hans förslag var att testa att byta miljö och att variera mötena exempelvis genom att jobba utifrån olika teman.

Inledde med en icebreaker

Sofie Jutner tog till sig kritiken och bokade in nästa APT i IT-avdelningens konferensrum. Inför mötet förberedde hon sig genom att utforska kommunens APT-bibliotek och fastnade för en feedbackövning. Mötet inledde hon med en mer skämtsam övning på temat ”Jag har aldrig…” för att sedan låta medarbetarna ge positiv feedback till den de satt bredvid. 

– Den fungerade som en icebreaker och blev väldigt lyckad. Alla skrattade och hade jättekul, det blev en väldigt fin stämning. ”Har ni alltid så här roligt på era APT:er” undrade de som vi hade lånat konferensrummet av, berättar hon. 

Den inledningen gjorde det också lättare att komma in på den vanliga agendan, medarbetarna var mer uppvärmda för dialogen. 

Numera har hon som ambition att förbereda sina APT:er med ett block som innehåller mer delaktighet. Det kan vara en workshop, att man pratar i smågrupper eller i bikupor. Ämnen kan vara allt ifrån rätt lön inför löneöversynen till kränkande särbehandling, bemötande och normmedvetenhet. 

Kom med egna förslag

– Jag tror det är viktigt att ett APT innehåller relevant information och att det är inkluderande så att alla kan vara med och bidra till samtalen. Mitt ansvar är att ge förutsättningarna, men det måste också finnas ett klimat där man som medarbetare ser att APT är en möjlighet att vara med och påverka.

Om man upplever att mötena snarare tar tid än ger något tillbaka tycker hon att man kan göra som hennes medarbetare – berätta det för din chef. Men gör det på ett konstruktivt sätt. 

– Ge förslag på hur ni skulle kunna göra för att mötena ska bli mer givande, erbjud dig att hjälpa till. Jag tror att alla chefer har utmaningar med APT. Då är det toppen om medarbetarna visar att de vill vara med och göra dem bättre, säger hon. 

”Riskerar att bli mer information än dialog”

APT-biblioteket som Sofie Jutner botaniserar i är något som HR-enheten i Avesta kommun tagit fram. 

– Det är en samlingssida på vårt intranät som är öppen för alla medarbetare, berättar Jessica Eriksson, HR-chef i Avesta kommun. 

Här finns material kring en rad olika teman, både de frågor som APT:erna ska ta upp enligt kommunens årshjul, men även andra ämnen som kan vara relevanta för gruppen.

I biblioteket finns exempelvis material kring olika policyfrågor, organisationskultur, systematiskt arbetsmiljöarbete, återhämtning, feedback, bättre möten, lönekriterier, kränkande särbehandling och mycket annat.

Ta upp frågor som berör

Materialet är förberett med instruktioner kring syfte och tidsåtgång och introduktion till ämnet, powerpoints med talarmanus och förslag på diskussionsfrågor. 

– Det är svårt för chefer, det är mycket som man förväntas ta upp på APT och det blir lätt mycket information istället för dialog. Vår tanke är att detta ska fungera som ett stöd, man slipper uppfinna hjulet själv, förklarar hon.

Jessica Eriksson poängterar att en viktig poäng med APT:er är att medarbetarna får möjlighet att komma med inspel och ta ansvar kring frågor som berör deras arbetsvardag. Det kan även gälla politiska beslut som påverkar verksamheten. Vad innebär den här förändringen för oss, hur påverkar det vår del av verksamheten? 

– Det är viktigt att medarbetarna ges, och att de även tar ansvar för att mötena ska bli meningsfulla. Det bygger på att man har en tydlig agenda, att det finns ett tydligt syfte med mötet och att man ger utrymme för dialog, säger Jessica Eriksson.

”Tramsiga inslag fyller också en funktion”

Axel Lindblom är avdelningschef för Vattenfall Service Nordic, vilket innebär att han är chef för ett 20-tal ingenjörer utspridda från Söderhamn i norr till Malmö i söder. De vanliga mötena har de via Teams, men två gånger per år träffas de fysiskt för en APT. Då blir det en heldag, från lunch till lunch, med en blandning av verksamhetsutvecklande frågor, ekonomi och mer lättsamma inslag. 

– De mer tramsiga inslaget fyller också en viktig funktion. Att få skratta tillsammans gör att vi sänker den professionella garden. När vi lär känna varandra på ett annat plan blir vi också bättre rustade för de mer allvarliga frågorna, förklarar han.

Axel Lindblom tror att det är tre ingredienser som är avgörande för att ett APT ska kännas givande: Att man pratar om relevanta frågor som rör den egna verksamheten, att alla känner att de blir lyssnade på och att man får möjlighet att själv bidra med lösningar. 

Årets viktigaste möte

Just nu jobbar de exempelvis med att ta fram en beskrivning för hur de jobbar med mentorskap i gruppen. Och på nästa möte kommer att prata om hur de kan standardisera sättet att räkna på anbud, för att de inte ska hamna fel i sina kostnader.

– Alla aktiviteter får en ansvarig som får i uppdrag att exempelvis ta fram ett utkast utifrån de förbättringsförslag som kommit fram. Vi brukar fördela ut ansvaret för uppgifterna. Det är viktigt att verksamhetsutvecklingsfrågorna är någonting vi utför och driver tillsammans i gruppen, förklarar han.

I slutet av varje APT brukar Axel Lindblom ha några Menti-frågor där alla får möjlighet att ge feedback på vad som varit bra och vad de kan förbättra tills nästa gång.

– Jag tror att det är viktigt att som chef visa att man värdesätter dessa möten. Diskussionerna  stärker den psykologiska tryggheten och får upp engagemanget i gruppen. För många kommer mötet olägligt, det tar tid från andra arbetsuppgifter, men budskapet måste vara att det är ett av årets viktigaste möten, förklarar han.

”Digitala APT:er ställer andra krav”

Daniel Glaerum är enhetschef för en grupp på Trafikverket där de jobbar med att få med underhållsperspektivet i byggprojekt. Han har 14 medarbetare utspridda i hela landet som en gång i månaden möts för en två timmars APT via Skype. En utmaning för honom är därför att leda på distans. 

– Alla våra APT:er är digitala. Detta ställer lite speciella krav på mötet och på mig som mötesledare. I ett digitalt möte kan man behöva jobba mer medvetet med att skapa delaktighet, förklarar han.

Varje möte inleder han exempelvis med en incheckningsrunda där man går laget runt och ger alla möjlighet att komma till tals. Han ser också till att varje möte har något inslag av diskussion och reflektion – i helgrupp, bikupor eller mindre grupper. 

Vad är viktigt just nu?

På Trafikverket har man en tydlig struktur kring sina APT:er och ett årshjul med ett antal obligatoriska frågor som ska diskuteras under årets arbetsplatsträffar. Mötet har en stående agenda som bland annat innehåller arbetsmiljö, verksamhetsfrågor, information från ledningen och övriga frågor samt ett tema utifrån årshjulet. Det kan handla om hållbart arbetsliv, riskbedömning av arbetsmiljön eller etik och moral. 

– Till det kan jag även lägga vårt eget årshjul där vi tar upp de utmaningar som är unika för vår grupp, förklarar han.

Daniel Glaerum planerar gruppens ATP:er ett halvår i förväg. Då passar han på att ta in inspel från medarbetarna – vilket tema tycker ni är viktigt för oss att diskutera just nu? 

– För mig är det viktigt att lyssna in vad medarbetarna vill eller känner att vi bör prata om. Det tror jag är viktigt för att de ska uppleva mötena som meningsfulla.

Systematisera det spontana

För ett par veckor sedan hade de ett APT där de tittade på resultaten från medarbetarundersökningen. Här tittade de närmare på frågorna kring arbetsmängd och psykologisk trygghet. Hur har de siffrorna påverkats av Trafikverkets anställningsstopp? Vad betyder resultatet från medarbetarundersökningen för deras grupp? Vad behöver de skruva på och hur kan de tänka kring prioriteringar?

Daniel Glaerum tror att det är viktigt att våga lägga tid på dialog och reflektion. Men även att ge tid för samtal som inte har direkt koppling till jobbet. En av de vanligaste kommentarer han fick när han började som chef för ett par år sedan var ”vi ses så sällan”. Därför har de idag infört digitalt fika en gång i månaden där de samtalar kring olika teman – det kan vara film, böcker, recept eller semesterplaner – allt annat än jobbprat. 

– Ju oftare man pratar om enkla frågor, desto lättare blir det att prata om känsliga frågor när det behövs. Men när man sitter på distans sker det inte naturligt. Det kräver att man även systematiserar det spontana, förklarar han. 

11 steg för bättre arbetsplatsträffar

1. Skapa delaktighet. Ge utrymme för medarbetarna att komma med egna förslag på vad mötet kan ta upp, förutom den fasta agendan.
2. Ha en tydlig agenda och se till att hålla tiderna. Se upp så att inte informationspunkterna äter upp all tid.
3. Rensa upp bland mötespunkterna. Finns det saker som kan flyttas till andra möten eller  informeras om via mejl?
4. Låt alla komma till tals. Inled mötet med en runda där alla får tillfälle att säga något utifrån en gemensam frågeställning. Gör det lättsamt, korta inlägg från var och en, laget runt.
5. Ge utrymme för reflektion. Bryt upp gruppen i smågrupper, bikupor eller gå laget runt. Vad betyder den här förändringen för oss? Hur kan vi behöva förbereda oss?
6. Bejaka era olikheter. Tillåt varandra att ställa dumma frågor, ventilera tankar och utforska nya lösningar.
7. Byt miljö. Testa att ha mötet i en annan lokal eller varför inte utomhus om vädret tillåter?
8. Som chef, våga be om feedback. Bjud in medarbetarna att komma med inspel till mötet.
9. Som medarbetare, sluta klaga. Var konstruktiv, ge förslag på hur mötet kan bli bättre, erbjud dig att hjälpa till.
10. Sök inspiration. Det finns mängder av tips kring hur man kan skapa bättre möten på nätet, exempelvis Metodbanken, Suntarbetsliv, . 
11. Kom ihåg: APT:er är en möjlighet att vara med och påverka, ett tillfälle att stärka gemenskapen och prata om det som är viktigt för er arbetsmiljö.