”Nu måste vi prata mer om den digitala arbetsmiljön”

– IT är en arbetsmiljöfråga men skyddsombud tittar oftast efter sladdar på golvet och felinställda kontorsstolar. Ingen frågar om IT-systemen du använder hänger ihop, säger Jan Gulliksen, professor i människa-datorinteraktion på KTH. Nu har han fått arbetsmiljöpriset – Levipriset – från Sveriges Ingenjörer.

Under de drygt 30 år som passerat sedan Jan Gulliksen blev civilingenjör i teknisk fysik vid Uppsala universitet har det hänt mycket inom området som han ägnat sitt arbetsliv åt.

– I dag använder vi IT inom nästan alla områden och tekniken blir mer avancerad, men det ställer också högre krav på utvecklingen för att systemen inte ska bli krångliga att använda.

2018 skrev han boken Digitalisering och arbetsmiljön som förklarar varför IT är en arbetsmiljöfråga.

– Vi har länge pratat om behovet av en bra fysisk arbetsmiljö och så småningom om social och organisatorisk arbetsmiljö. Nu måste vi prata mer om den digitala och kognitiva arbetsmiljön. Läser man lagen inser man att IT-verktyg också är en del av arbetsmiljön.

Boken är också en handbok för att förbättra arbetsmiljön, bland annat med metoder för digitala skyddsronder som han själv har tagit fram.

Skatteverkets digitaliseringsresa

En intervju med Jan Gulliksen ger långt mer än svar på frågor, på köpet får man också en rad anekdoter. Några kommer från den tid han skrev sin doktorsavhandling om digitaliseringen av Skatteverket under 90-talet.

Han berättar hur det gick till där innan vi kunde deklarera på datorn eller telefonen.

”Första arbetsdagen efter sista inlämningsdag för blanketterna satt handläggarna på Skatteverket med tända ljus. Det var en högtidlig stund när vaktmästaren kom med deklarationsblanketterna på lastpallar, en fullastad och en tom lastpall till varje handläggare. Sedan startade arbetet med att granska deklarationerna och de färdiga placerades på den tomma pallen. Arbetsbördan blev tydlig. När högarna på den tomma pallen blev högre än den fullastade pallen var mer än hälften av arbetet klart.”

När deklarationerna digitaliserades gick arbetet snabbare men då hände något oväntat. Handläggarna kände sig mer stressade än innan, trots att digitaliseringen i mångt och mycket var en förbättring.

Jan Gulliksen. Foto: Johan Pohl.

–  De tappade den tydliga bilden av arbetsbördan – lastpallarna. När deklarationsblanketterna låg i travar var enkelt att planera sitt eget arbete och man kunde omfördela arbetet om någon blev klar snabbare. Med digitaliseringen blev arbetsbördan mer osynlig, säger Jan Gulliksen.

Acceptera inte krångliga system

I dag har digitalisering förändrat de flesta verksamheter men redan på 80-talet talade vi om datorisering.

– Datoriseringen innebar att man förde in ny teknik i befintliga rutiner vilket inte skapade något större mervärde, digitalisering däremot, det är verksamhetsutveckling, säger Jan Gulliksen.

Men för att digitaliseringen ska leda till utveckling och förbättringar är användbarheten viktig. Och den, menar Jan Gulliksen, kan ofta bli betydligt bättre.

– Vi måste ställa krav på vår digitala arbetsmiljö och inte acceptera krångliga system.

Genom olika uppdrag har Jan Gulliksen följt digitaliseringsresan från insidan på flera myndigheter. En av dem är CSN.

”För några år sedan höll jag en utbildning om användarperspektivet för omkring 100 utvecklare på CSN och la in fältstudier i kursen. Utvecklarna fick studera hur deras egna användare hanterade de digitala tjänster som de själva hade tagit fram. De kom tillbaka både fascinerade och imponerade över hur bra användarna klarade de krångliga systemen. Och utan tvekan hade de enkelt kunnat förbättra en hel del – om de bara känt till problemen. De flesta, bland dem en utvecklare som jobbat i 21 år, hade aldrig med egna ögon tagit del tagit del av hur tjänsterna upplevdes av användarna”.

Grannländerna är förebilder

De nordiska länderna toppar alltid listan med länder där digitaliseringen kommit längst. Jan Gulliksen tycker att grannländerna har sprungit förbi Sverige inom några områden.

Danmark har satt högre krav än Sverige på digitalisering av offentlig sektor. I Danmark var myndigheterna tidiga med att sluta skicka post och kräva digitala brevlådor. Estland införde tidigt statlig e-legitimation medan vi i Sverige förlitar oss på mobila bank-id som utfärdas av bankerna. Finland å sin sida visar framfötterna med digitala hjälpmedel i skolan.

– Det syns också på studieresultaten i Finland. I Sverige stöter man ofta på en attityd där man ser IT i skolan som ett disciplinproblem, snarare än som ett  pedagogiskt hjälpmedel.

Lära för livet

Digitaliseringen påverkar också ingenjörer i arbetslivet och Jan Gulliksen ser ett stort och växande behov av kompetensutveckling. När han själv tog examen som civilingenjör firade studenterna att de lämnade högskolan och utbildning bakom sig och räknade inte med att behöva återkomma.

– Nu pratar man snarare om att kunskap har en halveringstid på fem år och det kräver en statlig kunskapspåfyllning. Jag tror att vi i framtiden kommer att behöva lägga så mycket som 10–20 procent av vår arbetstid på utbildning, hela livet igenom, säger Jan Gulliksen.

Därför måste högskolan erbjuda fler kurser för yrkesverksamma, men det kommer inte ska av sig själv. Där menar Jan Gulliksen att regeringen måste ge mer resurser och ett tydligt uppdrag.

Jan Gulliksen fick nyligen ta emot arbetsmiljöpriset – Levipriset – från Sveriges Ingenjörer och det är han stolt över.

– Jag brinner för att IT ska vara så enkelt och användbart som möjligt för alla och Levipriset är ett erkännande att det är viktigt. Det finns mycket som måste bli bättre när det gäller användbarhet men tyvärr är det för få som forskar inom området.

Karin Virgin