Att börja på ett nytt jobb kan bli en utmaning när de flesta jobbar mycket på distans. Det kan ta tid att komma in i både arbetet och gemenskapen. Sara Abrahamsson på konsultbolaget Hammer & Hanborg ger tips till både nyanställda och chefer.
Att börja ett nytt jobb kan kännas lite läskigt men Sara Abrahamsson, Chief Candidate Experience Officer, på konsultbolaget Hammer & Hanborg tror att det inte är arbetsuppgifterna som oroar.
– Att få ett jobb är att bli utvald för sin kompetens och erfarenhet. Det känner nog de flesta. Det är vanligare att man känner en osäkerhet inför företagets kultur och de sociala frågorna. Det leder till otrygghet och onödig stress.
Oron handlar ofta om de oskrivna reglerna på arbetsplatsen. Kamera på eller inte under digitala möten, pratar man rakt ut eller räcker man upp handen? Vad förväntas vid digitala incheckningar?
Sara Abrahamsson menar att introduktion till nyanställda måste fokusera både på vad som krävs för att komma in i jobbet, på outtalade policys på arbetsplatsen och på social gemenskap. Det kan vara extra viktigt på ett hybridkontor.
Tips till nyanställda och chefer
Till nyanställda
- Be om en mentor/ buddy som du kan ställa alla frågor till – om inte arbetsgivaren ordnat det.
- Är tempot för högt eller saknar du något som är viktigt för dig – säg till.
- Fråga, fråga, fråga. Du behöver känna dig trygg för att kunna göra ett bra jobb.
- Hör med en kollega om du kan följa hen under en arbetsdag.
- Ring regelbundet till din buddy eller chef för att stämma av läget.
- Våga ta lite plats. Tänk på att arbetsgivaren har rekryterat dig för att du ska bidra.
Till chefer
- Alla delar ska ingå i en onboarding: introduktion till arbetet, social samvaro och policys, både nedskrivna och oskrivna.
- Var tydlig med regler kring distansarbete. Finns det en policy? Hur mycket kan medarbetaren styra själv och vad bestämmer chefen?
- Utse en mentor/buddy som kan finnas som bollplank och svara på små men ofta viktiga frågor som dyker upp.
- Boka in kontinuerliga avstämningar för att checka av hur den nyanställde upplever sitt nya jobb och har kommit in i rollen.
Förberedelserna måste också starta i god före den första arbetsdagen. Medarbetaren ska redan innan ha fått information om hur den första dagen kommer att se ut. När ska hen komma till arbetsplatsen och vem tar emot på morgonen, hur får man sin dator och mobiltelefon?
– Utse en person som är ansvarig för onbordingen. Det kan vara chefen eller någon på HR. Den personen bokar in möten med nyckelpersoner och gör ett onboardingschema.
Men det är viktigt att schemat inte är fullspäckat. Det ska också finnas egen tid för att till exempel klicka runt på intranätet, läsa policys och reflektera.
– Hjärnan blir trött av nya intryck och det måste man ta hänsyn till. Är dagarna för maxade blir det svårt att lära sig allt.
Undvik inte ”dumma” frågor
På alla arbetsplatser finns rutiner och oskrivna regler som man behöver ha koll på för att känna sig riktigt trygg.
– Det här frågorna glömmer man ofta prata om, säger Sara Abrahamsson.
Att utse en mentor eller en så kallad buddy är något hon rekommenderar.
– Det ska vara en person som man kan ställa frågor till, kopplade till arbetet, men också små men viktiga ”dumma” frågor som bidrar till tryggheten. En bra buddy är oftast inte chefen utan hellre en kollega.
Ring i stället för att mejla
Beroende på vilken roll och vilka arbetsuppgifter man har kan det vara värdefullt att gå parallellt med en kollega för att lära sig hur hen jobbar.
– Är man ny på jobbet, buddy eller chef för en ny kollega, och jobbar mycket på distans – ring och prata med varandra oftare i stället för att använda temaschatten eller mejl.
Fråga och våga ta plats
Sara Abrahamsson betonar att det är arbetsgivaren som har ansvaret för att introducera nyanställda, men den som börjar på ett nytt jobb kan förstås själv bidra till att det blir bra.
– Det viktigaste är att våga fråga när något känns oklart. Att få svar minskar stressen. Man ska inte heller vara rädd för att ta lite plats. Tänk på att arbetsgivaren har rekryterat dig för att du ska tillföra något.
Digital plattform för nyanställda
Flera företag använder en digital plattform för att introducera nyanställda. Ett är Tietoevry som har utvecklat en egen plattform, men det finns också externa leverantörer.
Tietoevry rekryterade förra året omkring 700 medarbetare i Sverige. Företagets policy gör det möjligt för många att arbeta en hel del på distans, för vissa till och med på heltid.
Nyanställda får i god tid före den första arbetsdagen inlogg till plattformen och kan se hur företaget har planerat deras onboarding.
– Till exempel hur medarbetaren ska få sin dator och telefon och vilka möten som är inbokade första veckan. Den här fasen, innan anställningen börjar kallas för preboarding och är jätteviktig, säger Anna Gulliksen, Head of Talent Acquisition and Employer Brand.
Alla nyanställda på Tietoevry får en buddy som jobbar i samma team, eller åtminstone på samma kontor. Det är ofta buddyn som planerar in vilka personer den nyanställda ska träffa under de första veckorna.
En digital resa
I företagets introduktion ingår också utbildningar och de är schemalagda i plattformen, liksom två heldagar då företaget samlar alla nyanställda för en introduktion.
Där finns också checklistor och olika policydokument som alla nyanställda ska ta del av. Medarbetaren ”klarmarkerar” varje aktivitet: möten som har skett, utbildningar som är klara och dokument som är lästa. Ansvarig chef och HR kan se att den nyanställde har genomfört alla steg i processen.
– I plattformen blir introduktionen av nyanställda en digital resa. Den kvalitetssäkrar processen att introducera och välkomna alla nyanställda till företaget. Det har blivit ännu viktigare när så många arbetar på distans, säger Anna Gulliksen.
Karin Virgin
