Så skapar du närvaro på distans

Undvik fysiska möten, håll avstånd och jobba hemma om du kan. Det är goda råd i coronatider, men innebär också att vi behöver tänka lite mer på hur vi bemöter varandra i arbetsvardagen. Annmarie Palm, expert på vett och etikett i arbetslivet, delar med sig av sina bästa råd.

Det som i normala fall kommer naturligt – kommentarer under ett möte, personliga samtal i kafferummet eller uppmuntrande ord vid kollegans skrivbord – det försvinner när fler jobbar på distans och när vi uppmanas att hålla avstånd till varandra. Digitala möten i all ära, men om vi inte tänker till kring hur vi bemöter varandra även i en tid av social distansering riskerar vi att tappa både motivation och engagemang.

– Den största utmaningen är att få alla att känna sig inkluderade – att bli sedda och känna uppskattning. De digitala mötena ger andra förutsättningar och därmed andra utmaningar än normalt, säger Annmarie Palm, expert på vett och etikett i arbetslivet.

Småpratet glöms bort

Annmarie Palm brinner för är det som hon kallar Business Behavior, där en viktig del handlar om ”vett och etikett”, alltså om hur vi beter oss mot varandra på jobbet, mot kollegor och kunder. Det kan vara enkla saker som att komma i tid, återkoppla och hålla det man kommit överens om. Men även de små sakerna i vardagen som gör att vi känner gemenskap och samhörighet. På arbetsplatser där medarbetarna jobbar hemifrån blir dessa små relationsbyggande handlingar en utmaning.

– Vi har ett behov av att ses rent fysiskt, se varandras kroppsspråk, ge positiv feedback eller bara erbjuda hjälp om man ser att någon verkar stressad.

Annmarie Palm påminner om att man på distans behöver hitta utrymmet även för de små samtalen, att ringa för att höra hur någon mår, eller bara prata en stund. Det är lättare att glömma bort än de mer formella mötena.

Hamnar någon utanför?

– Ytterst är det en ledarskapsfråga att se till att alla känner sig viktiga och involverade även på distans, men om din chef inte tar kommandot tycker jag att du själv kan ta tag i situationen och hjälpa din chef att styra upp detta, tipsar Annmarie Palm.

Det är också bra att hjälpas åt med att skapa struktur och rutiner för sina möten, både de formella och de mer informella. Hur vill ni att de ska fungera, hur ofta ska ni ses, vilka typer av möten ska ni ha, hur ska agendan se ut och hur ser ni till att alla känner sig involverade?

– Det absolut viktigaste när vi jobbar mer på distans är att se till att hålla möten. Men tänk också på att bjuda in de som normalt inte brukar vara med, vaktmästaren eller receptionisten. Det är lätt att vissa personer hamnar på sidan av och tappar kontakten med verksamheten, säger hon.

Härskartekniker får inte plats

En intressant aspekt av digitala möten är att de på vissa sätt blir mer demokratiska än vanliga fysiska möten.

– De blir mer på lika villkor för alla deltagare. Invanda hierarkiska beteenden och härskartekniker får inte plats på samma sätt. Att till exempel ignorera den som pratar, himla med ögonen, ge varandra blickar eller på andra sätt förminska den som pratar med sitt kroppsspråk fungerar inte lika bra i digitala sammanhang, konstaterar Annmarie Palm.

De flesta börjar ha koll på tekniken för digitala möten, men Annmarie Palm har märkt av ett ökat intresse för att utveckla sin möteskompetens. Själv har hon tagit fram en digital kurs om vett och etikett vid distansarbete i samarbete med lärplattformen Baloo Learning. Här blandas tips och råd kring vad man bör tänka på för att uppfattas som professionell av sina mötesdeltagare med förslag på saker som verksamheter själva kan ta beslut om att enas kring.

– Jag tror att de digitala mötena har synliggjort behoven av mer struktur, men också gjort oss uppmärksamma på hur viktiga relationerna är. Lönsamhet är mer än ekonomi, för att vara hållbara behöver vi vara bra på att skapa goda relationer.

Anna Nyström