Det hybrida arbetslivet kan leda till ökade spänningar och konflikter på arbetsplatsen. Läs om 7 tips för att undvika och lösa konflikter som uppstår när vi inte längre ses varje dag på kontoret.
Egentligen är det bara knappt ett år som det hybrida arbetslivet varit det ”nya normala”, konstaterar Tamara Maskovic Wängborg. Hon är konsultansvarig på Medlingscentrum som arbetar med att stötta arbetsplatser i hantering av konflikter.
– När arbetslivet snabbt tvingades ställa om, då när pandemin bröt ut i mars 2020, var det kris. Så mycket annat runt oss var också i ett undantagstillstånd.
Samtidigt fick många människor uppleva att det faktiskt fungerar att arbeta på distans och vill nu ha möjlighet att fortsätta med det, konstaterar hon.
– Det hybrida arbetslivet har därför blivit det nya normala, samtidigt som många arbetsplatser fortfarande trevar.
Vem som gör vad?
Att sakna tydliga ramar och förväntningar, eller när roller inte är uttalade riskerar alltid att öka konfliktytorna, fortsätter Tamara Maskovic Wängborg.
– Precis som tidigare, när alla mestadels var tillsammans på kontoret mellan åtta och fem varje vardag, är det luckor i organisationen som ofta startar konflikter.
Det kan vara otydlighet kring vem som gör vad, vem som har vilka befogenheter, att information är bristfällig eller att man inte förstår målet med att man ska prioritera en viss arbetsuppgift eller varför någonting specifikt ska förändras.
– Människor tror ofta att konflikter på arbetsplatser är personbundna. Men det är inte ovanligt att irritationsmomenten startar just i sådant här. Man kanske tycker att kollegan har gett sig in på ens egna arbetsuppgifter, börjar surra om det med andra och vips så finns det en konflikt som alla tror beror på vissa personer.
Att gå från att vara mestadels på plats till en hybrid lösning innebär därför att organisationen behöver ses över med andra glasögon. Vilka nya luckor kan ha uppstått? Innebär det hybrida arbetslivet några nya uppdrag och ansvarsområden? Vem ska göra dem? Och hur ser man till att plocka bort arbetsuppgifter från någon som nu lastas på med nya?
Kommunikationen blir hårdare
När människor ses över skärm är det heller inte lika lätt att avläsa kroppsspråk och tonfall. Ofta blir kommunikationen både mer rakt på sak och hårdare. Vid ett vanligt möte kan kollegor mötas kort i pausen och kanske då informellt ta upp ett litet skav, vid en skärm blir det svårare att avbryta för att ställa frågan inför alla.
– Det här kan man komma runt genom att se till att göra bikupor, break out-rooms och så vidare. Det behöver skapas tid för samtal även i mindre sammanhang.
Ett annat vanligt misstag är att man inte tänker på att det är utifrån det hybrida som organisationen nu måste byggas. Tamara Maskovic Wängborg har sett hur många arbetsplatser istället tänker att team-byggandet ska ske de där enstaka gångerna när man ses på kontoret eller på någon kick-off-träff någonstans.
– Men det är ju i vardagen man måste bygga team. Det kan man skapa genom att exempelvis ha tydliga rutiner och struktur kring hur alla lägger upp arbetet. Man kanske har gemensamt, hybrid-morgonmöte varje dag som en tydlig uppstart. Det kan räcka med en kort stund.
Det är också viktigt att chefen har en rutin för att stämma av hur alla har det, när man inte ses lika ofta som förr.
– Det är ett sätt att lyssna in hur det står till med motivation och samarbete. Även som medarbetare är det viktigt att ta ansvar och kommunicera. Uppstår det ett skav är det bättre att ta upp det tidigt, innan det riskerar att blossa upp till en stor konflikt som blir personrelaterad.
Tora Villanueva Gran
7 tips för att undvika ökade spänningar vid hybridarbete
- En tydlig organisation minskar risken för konflikter. Nu när det hybrida är det nya normala – bygg er organisation efter det. Vilka förändringar i verksamhet och uppdrag har det inneburit? Hur löser ni dem? Har det uppstått förändringar i ansvarsområden? Finns det några nya arbetsuppgifter? Vem gör vad?
- Avsätt tid för att prata igenom detta i hela gruppen, så att alla får dela med sig av sina tankar och önskemål och så att alla känner sig delaktiga och får säga sitt i det nya ni skapar. Bättre att ta tid till detta än att behöva lägga tiodubbelt på att reparera.
- Vilka arbetsuppgifter kan utföras på distans och vilka ska göras på plats (om det finns sådana)? Se till att skapa gemensamma tydliga riktlinjer så att alla har samma förväntningar och inte tittar snett på kollegan som väljer att jobba hemifrån.
- Skapa team/ gruppkänsla utifrån det hybrida. Bygg rutiner och struktur för samhörighet i vardagen, inte vid de få tillfällen då alla är på samma plats.
- Se till att det finns forum som ersätter småsnacket vid kaffeautomat, lunch eller korridorer även i det hybrida formatet. Ha inte alla och hela möten i storgrupp, dela ibland upp er för att kunna lufta saker i mindre sammanhang.
- Med tanke på ovanstående: var tydlig inför alla i gruppen varför en viss uppdelning görs och vad som avhandlas där. Annars kan själva uppdelningen i smågrupper/ enheter leda till slitningar och oro med funderingar som: Vad gör de andra? Vad sägs? Varför är jag inte med?
- Hitta en form för ett närvarande ledarskap, trots att ni inte möts lika ofta. Även enskilda medarbetare bör ta sitt ansvar och inte gå och bära på skav som riskerar att snabbt växa sig större.
