På flexkontoret får vi mindre gjort

Foto: Michael Erhardsson/Mostphotos

Flexkontor – en variant av så kallade aktivitetsbaserade kontor – är populära bland chefer, men produktiviteten kan gå ner jämfört med ett kontor där de anställda har egna rum. Och hur går det om personalen i sitt jobb omfattas av sekretess?

När kommuntjänstemännen i Örnsköldsvik flyttade från ett gammaldags kontor med egna rum till två olika slags kontor – cellkontor och flexkontor – fick två forskare en chans att jämföra de olika kontorstyperna. AFA-försäkring finansierade studien, och Lisbeth Slunga Järvholm, läkare och docent vid Umeå universitet, och Anita Pettersson-Strömbäck, universitetslektor vid samma universitet, presenterade sin undersökning i förra veckan på AFA-försäkrings kontor i Stockholm.

Av tjänstemännen i Örnsköldsviks kommun flyttade 141 till ett nytt kontor med egna rum, ett så kallat cellkontor, medan övriga 233 flyttade till ett så kallat flexkontor där de inte har egna skrivbord, utan i stället sätter sig från gång till gång i olika rum eller arbetsytor som är anpassade för olika typer av arbete.

Sedan 1970-talet har det varit vanligt med cellkontor. Cellkontoren är emellertid utrymmeskrävande, medan alternativet, de klassiska kontorslandskapen med egna skrivbord i långa rader, inte har gett samma trivsel. Tanken med flexkontoren är att de skapar kreativitet och nya möten samtidigt som fler medarbetare ryms på samma yta.

Forskarna undersökte i samarbete med KTH hur arbetsplatserna upplevdes under flytten och efteråt. De intervjuade de anställda och genomförde enkäter och fokusgrupper. De gjorde observationerna sex månader före och efter flytten, och därefter ytterligare en gång 18 månader efter flytten.

Vilka effekter fick flytten på arbetsmiljö, arbetssätt, produktivitet och hälsa? Vilket sorts kontor var bäst, det gamla cellkontoret eller det nya flexkontoret?

Svaret, som Lisbeth Slunga Järvholm själv gav när hon och Anita Pettersson-Strömbäck presenterade sin undersökning, blev ett, som hon själv sade, mycket forskarmässigt ”det beror på”. Många av cheferna tyckte om det nya flexkontoret. Det hade verkligen en tendens att skapa möten tvärs över de invanda arbetsgrupperna, och vissa rum var väl utformade för kreativa möten och blev extra populära. Generellt upplevde de anställda också att kontoret var snyggt och att ventilation och andra saker i miljön blev bra.

Samtidigt var det många som konstaterade att samarbetet inom de olika arbetsgrupperna tenderade att splittras eftersom de inte längre satt tillsammans. Det var också fler på flexkontoret som jobbade hemifrån. Vilket kontor som är lämpligast beror också på vilka sorts uppgifter man ska lösa på sin arbetsplats, och vem man är som person. Varken kön eller ålder spelade någon roll för vad man föredrog.

De som jobbade i flexkontoret upplevde dock generellt något lägre i produktivitet än de i cellkontoret. De som hade många kreativa möten tyckte om flexkontoret, medan de som behövde koncentrera sig vid datorn saknade att verkligen få vara i fred. Undersökningen tyder på att eget rum då är att föredra. I det öppet anlagda flexkontoret är det svårt för den enskilde medarbetaren att stänga av ljudet från samtal och diskussioner runt omkring. En effekt blev att personer som behövde ett tyst rum långt in på dagen, kanske för ett viktigt telefonsamtal, ändå satte sig där redan på morgonen så att ingen annan hann ta det först.

Enligt Lisbeth Slunga Järvholm kräver flexkontoret att den enskilde kan armbåga sig en smula för att få sina krav tillgodosedda. Efter föredraget kom också en fråga från publiken på temat avskildhet.

– Kan man verkligen ha så här öppna kontor på arbetsplatser där man hanterar sekretessbelagda uppgifter?

Efter att ha funderat i någon sekund svarade både Anita Pettersson-Strömbäck och Lisbeth Slunga Järvholm:

– Nej, egentligen inte. Andra ska inte kunna lyssna då.

Sture Henckel

2 kommentarer

  • Magnus

    Efter år i öppet landskap sitter jag nu i eget kontor och bävar inför flytt tillbaka till omgjort flexkontor. Kollegorna som arbetar i sådana är inte nådiga i kritiken om surr och eviga störmoment.

    20 april 2018
    • Robert

      Har jobbat i både kontorslandskap och i eget kontor och helt klart föredrar jag eget kontor.

      21 april 2018

Lämna en kommentar

Senaste nytt

  • Så kan ingenjörer förbereda sig för AI-revolutionen

    Så kan ingenjörer förbereda sig för AI-revolutionen

    AI omvandlar ingenjörsrollen i snabb takt och öppnar upp nya möjligheter – men för att hänga med krävs spetskompetens och nyfikenhet. Frågan är: hur förbereder sig dagens ingenjörer för AI-revolutionen och framtidens arbetsuppgifter?
  • Så får du med NPF-diagnos stöd på jobbet

    Så får du med NPF-diagnos stöd på jobbet

    Var öppen med din NPF-diagnos så att du kan få rätt stöd, men akta dig för att få anpassningar inskrivna i anställningsavtalet. Det är några av råden från Sveriges Ingenjörers chefsjurist Heléne Robson.
  • Vad vet du om den svenska modellen?

    Vad vet du om den svenska modellen?

    De flesta regler som i praktiken rör arbete, lön och villkor i Sverige är inte de som står i lagboken. Lagarna har ersatts med kollektivavtal och det här kallas för den svenska modellen.
  • What do you know about the Swedish labour market model?

    What do you know about the Swedish labour market model?

    Most regulations related to employment, salary and benefits in Sweden are not regulated in law. The laws have been replaced by collective agreements and this is called the Swedish labour market model.
  • Ingenjörer rapporterar inte all sin tid

    Ingenjörer rapporterar inte all sin tid

    Övertid som göms undan i flextiden och övertidsavlösta som inte har koll på hur mycket de jobbar. Det blir många timmar som arbetsgivaren inte ser. ”Våra medlemmar är ibland för lojala” säger en förtroendevald som Ingenjören pratat med.
Så får du med NPF-diagnos stöd på jobbet

Så får du med NPF-diagnos stöd på jobbet

Var öppen med din NPF-diagnos så att du kan få rätt stöd, men akta dig för att få anpassningar inskrivna i anställningsavtalet. Det är några av råden från Sveriges Ingenjörers chefsjurist Heléne Robson.
Fler artiklar